Hvis man troede, at der var ét standardprogram til projektstyring i bureauverdenen, så tager man fejl. Det viser besvarelserne fra en ny bureauundersøgelse fra Bureaubiz.
Undersøgelsen viser, at de danske bureauer benytter en række forskellige systemer, og at der ikke er en umiddelbar favorit, men at prioriteringen afhænger af bureauets størrelse og type.
Work Book er populær hos større bureauer
I besvarelserne pegede bureauerne på i alt 19 forskellige systemer til at styre projekter, og dem som benytter flere systemer nævner, at en af grundene er, at de tilpasser sig kundernes systemer og krav. Der er ikke noget program, der skiller sig markant ud fra andre, men det mest populære er Trello, efterfulgt af Excel og Structure. Excel står ikke alene men ses som supplement til andre systemer fx Trello og Monday.
Jo flere ansatte bureauet har, desto større tendens er der til, at de benytter Work Book. 40 pct. af bureauer med mere end 50 ansatte benytter dette program, mens 39 pct. af de mindre bureauer med under 10 ansatte benytter Trello. Trello opfattes som et program, der er bedst, hvis ikke man har for mange opgaver i gang samtidigt, da det så kan virke uoverskueligt.
Work Book er et omfattende program, som kan bruges som CRM- og ERP-system. Det kræver dog ressourcer at sætte sig ind at bruge alle funktionaliteter. Det opfattes som lidt tungt at bruge, og der er mange funktioner man ikke nødvendigvis får brugt. Så for mindre bureauer vil cost benefit-analysen ofte falde ud til et andet program.
I mellemgruppen for bureauer med over 10 ansatte men under 50 ansatte er Structure det mest populære, hvor 29 pct. bruger dette efterfulgt af Excel med 24 pct.
Structure og Trello populære hos reklame- og designbureauer
Hvis man ser på bureautype, tegner der sig også et billede af, at nogle systemer foretrækkes mere hos reklamebureauer end fx perfomancebureauer. Structure og Trello er populære hos reklamebureauer samt hos designbureaur, mens Excel og Clickup er mest benyttede hos performancebureauer.
Figuren viser forskellene i de mest benyttede programmer og type af bureau:
Softwareprogrammerne har gennemgående svagheder
I undersøgelsen blev bureauerne spurgt ind til at vurdere de enkelte programmer, som de benytter, på 10 parametre.
Et gennemgående træk er, at programmerne hver især har svagheder på en eller flere parametre.
Excel har eksempelvis en svaghed i forhold til især tidsregistrering, kommunkation og samarbejde internt samt planlægning og overblik, mens Trello ikke vurderes gode til tidsregistrering, økonomi og budgettering samt rapportering og performanceanalyse.
Besvarelser for Excel:
Besvarelser for Trello:
Structure er stærke på tidsregistrering, brugerinterface, værdi for pengene og rapportering og performance. Monday scorer ikke specielt højt på nogle parametre på nær kommunikation og samarbejde internt, mens Jira har sin store force på samarbejde og kommunikation internt. Clickup får overordnet set gode vurderinger og specielt på kommunikation og samarbejde internt, tidsregistrering og service og support scorer de højt.
Work Book anses som det mest komplette system og scorer generelt højt på alle parametre på nær brugerinterface og integration med andre programmer. Men besvarelserne for Work Book er få, så derfor skal denne vurdering tages med et vist forbehold.
Bureauerne har brug for flere programmer
Bedømmelsen af de forskellige programmer indikerer, hvorfor mange bureauer ikke kan nøjes med et enkelt program til deres projektstyring, da de hver især har deres forcer men ikke på samme områder. Excel er brugervenligt og godt til økonomi og budgettering men mangler fx Trellos værdi i forhold til intern kommunikation og planlægning og overblik. Ingen af de to er dog stærke på service og support.
I kommende artikler vil vi se nærmere på bureauernes brug af CRM- og ERP-systemer og til efteråret vil Creative Club være vært ved en workshop, hvor bureaufolk får mulighed for at drøfte styrker og svagheder ved de enkelte programmer og høre andre bureauers erfaringer med brug af software til styring af driften.
Fakta om undersøgelsen
I april 2025 blev link til spørgeskema sendt til 95 bureauer og samtidig var det muligt at tilgå undersøgelsen via Bureuabiz’ hjemmeside og nyhedsbrev. I alt modtog vi 39 besvarelser.
