Dette afsnit beskæftiger sig med kunsten at skabe en levende og fængende præsentation. Sammen med to eksperter på området, Christel Ladegaard, præsentationstekniker, partner i og ejer af EPO, og Frederik Dessau, PowerPoint-specialist, senior consultant hos Skabelon Design, kommer vi godt omkring effektive præsentationsteknikker, og tager et kig ned i værktøjskassen med designvirkemidler indenfor PowerPoint.
En engagerende præsentation er et levende samspil mellem ord og visuelle virkemidler. Men mange præsentationer får tilhørernes øjne til at flakke eller måske ligefrem lukke sig. Problemet har ofte to fædre: Mangelfuld præsentationsteknik og begrænset kendskab til, hvordan PowerPoint bruges effektivt.
Der er flere bud på, hvorfor det så tit går galt. Mange glemmer at spørge sig selv, hvilken historie de vil fortælle og hvordan den skal fortælles. Derfor bliver resultatet ofte envejskommunikation ledsaget af PowerPoint-slides med bullets, der reelt bare er talenoter. Og fordi det ofte er sådan, bliver tilhørerne i mange tilfælde fraværende og tænker, at de ikke behøver høre efter, fordi ‘alle slides alligevel bliver sendt rundt bagefter.’
Podcasten kan også høres på Spotify, iTunes og lokalt hos AM.
Vejen til bedre præsentationer, bedre møder og større gennemslagskraft går gennem uddannelse i formidling og træning i brug af PowerPoint. For selvom mange omtaler det globalt udbredte medie som en bastard og et nødvendigt onde, har det uanede muligheder, når det bruges rigtigt. Og det er vigtigt at lære at bruge det rigtigt. For, som jeg pointerer, er det ”touch point nummer 1 hos alle vores kunder, på alle identiteter, til alle tider.”
” PowerPoint kan alt – bortset fra at punktsvejse under vand og lave kaffe” – Frederik Dessau
I sit arbejde med design af skabeloner bruger Frederik Dessau PowerPoint til alt: videoer, præsentationer, rapportering, budgetter m.m. I forhold til mediets muligheder henviser han til det populære tv-program med Marie Kondo, der giver seerne oprydningsfif. Dessaus pointe er, man ikke kan rydde noget op, hvis man ikke har en plads at lægge det på, og det er det samme med PowerPoint. Hvis der ikke er et notefelt, så opfinder man det.
Dessau supplerer med historien om, at han på en flyrejse sad ved siden af en konsulent, der baksede med PowerPoints røde cirkler og blå firkanter og kun fik lavet ét slide på turen. Med større kendskab til mediet havde han kunnet søge på en skabelon, der kunne have præsenteret hans ideer bedre og hurtigere.
Dessau introducerer også begrebet ”PowerPoint-arkæologi” og forklarer, hvordan en virksomheds genbrug af en gammel PowerPoint-skabelon kan være lige så alvorlig som hvis Dronningens nytårstale bliver lækket til pressen med alle de noter, hvor statsministeren har skrevet ”Det der kommer du ikke til at sige.”
Jeg giver også et eksempel på, hvorfor PowerPoint skal bruges med omtanke. Bureauet havde afleveret en skabelon til en kunde, og et par dage efter sendte samme kunde noget materiale. Materialet, som var lavet med den nye skabelon, fik mig til at dratte ned af stolen. For det, der havde set superlækkert ud, da bureauet afleverede til kunden, var nu skrupforkert på alle måder. Episoden fik os derfor til at indføre det princip, at når en kunde brugte en skabelon første gang, skulle den sendes til bureauet, som så kunne designe den én gang til og luge eventuelt ukrudt væk.
Christel Ladegaard, der hjælper virksomheder med at lave effektive præsentationer bl.a. med brug af PowerPoint, fremhæver vigtigheden af at skabe et flow i præsentationen. Der er flere gode fortællemodeller – man kan bruge bl.a. fiskemodellen (hoved først, så midte og til sidst halen). Men rigtig mange forbereder kun midten og glemmer hovedet og halen. En anden vigtig pointe er, at man skal dosere sine pointer undervejs i stedet for at bygge op til én pointe til sidst.
”Hvis jeg bliver hevet ned fra scenen efter 2 minutter, har jeg så fået sagt det vigtigste?” – Christel Ladegaard
Ifølge Ladegaard er PowerPoint et fantastisk medie, når det bruges rigtigt, og hun fremhæver vigtigheden af at tænke visuelt, fordi det virker utroligt godt, når der f.eks. er lækre billeder eller flot grafik. Ladegaard pointerer dog, at det ikke er PowerPoint, der er stjernen i showet. Det er taleren. For folk køber ikke ind på en ide på grund af det flotte slide, men på grund af personen, der er autentisk og har noget på hjerte.
Trods begejstringen for PowerPoint fortæller Ladegaard, at første trin, når man skal forberede en god præsentation, er at lade være med at tænde computeren. I stedet skal man skrive noter på gule post-it-sedler. På den måde undgår man at brainstorme inde i PowerPoint – hvilket ofte gør, at man kommer til at tænke meget lineært. Det er også lettere at smide en post-it væk end at kassere et slide, som man har brugt en halv time på at lave. I kølvandet på flere gode tips lægger Ladegaard op til et eksperiment: begynd først at skrive indholdet, når din historie er på plads – og giv så historien liv med billeder.
Der er masser af plads til forbedringer i måden at lave præsentationer på, men den gode nyhed er, at forbedringerne vil komme i takt med, at alle, der skal lave præsentationer, dygtiggør sig – bl.a. ved at lære at kommunikere på modtagernes præmisser.
Samtidig skal virksomhederne tage medarbejdernes værktøjer seriøst og lære dem at bruge det rigtigt, for hvis noget ikke fungerer godt i PowerPoint, er det ikke godt design.
Og der ligger en stor gevinst på den anden side af det arbejde. For, med en af gæsternes ord, vil man kunne redde hele den ”sindssygt dårlige danske mødekultur” med gode præsentationer og godt design.
Design Kan… er en branding-, og designpodcast, kreeret af det grafiske designbureau AM. Dets vært, Kristina May, er CEO, brandspecialist og partner i det københavnske bureau og vil sammen med interessante gæster undersøge alt fra flyvske ideer og konkrete koncepter, der muligt kan kaste lys over spørgsmålet – hvad er det, design kan?
