Optakten blev kritiseret, der har været hug undervejs – og selv nær målstregen er den gal: Teknik- og Miljøforvaltningen i Københavns Kommune har mildt sagt ikke haft en heldig hånd med sin aftale om kommunikations- og kampagneydelser, markedsføring og reklame.
I snart to år har aftalen ligget ubrugt hen – fordi forvaltningens kommunikationsafdeling så vidt muligt selv håndterer opgaverne, og fordi den kører færre store kampagner end tidligere.
Og således har først 20 bureauer afgivet tilbud ud i det blå, og sidenhen har de 10 bureauer, der blev valgt på aftalen, været kronisk – og forgæves – på standby. Tilbuddet bestod af et komplet kampagneoplæg, og hvert bureau har således lagt 100’er af timer i Teknik- og Miljøforvaltningens kurv.
Aftalen er en del af et samlet udbud om reklame og marketing, hvor kommunikations- og kampagneydelser skulle dele et samlet årligt budget på 2,5-5 mio. kr. med to andre discipliner/delaftaler; events og PR.
”Umiddelbart er der tale om en beskedent budget i forhold til antallet af valgte bureauer. Og bureauerne har først skullet anmode om at blive prækvalificeret, siden afgive tilbud og nu skal de 10 bureauer i delaftale 1 så ud i mini-udbud for at få opgaverne,” lød det ved aftalens start fra Kirsten Alkjærsig, der er chefkonsulent i DI Videnrådgiverne.
Den daværende kommunikationschef i forvaltningen, Lasse Meldgaard Bloch, var til at begynde med optimistisk, bl.a. fordi aftalen var bredt dækkende:
”Hvis jeg var ét af de 10 bureauer, så ville jeg ikke være ked af det – der vil være en god mulighed for at få noget at lave.”
Omkring halvvejs i aftaleforløbet var der intet sket, men optimismen var kun en kende dæmpet:
”Det er blevet til mindre, end vi havde regnet med – det må vi indrømme. Jeg tror dog fortsat på, at der nok skal komme flere udbud over det næste års tid,” sagde Lasse Meldgaard Bloch.
Det er der imidlertid ikke kommet. Ingen opgaver overhovedet. Og Teknik- og Miljøforvaltningen forventer ikke at gøre brug af denne delaftale, inden udbuddet udløber om nogle måneder.
Forløbet har fået et af de valgte bureauer til gå åbent ud – Mette Hegelund, adm. direktør i Raffinaderiet, skrev således på Bureaubiz:
”Jeg vil tro, at de øvrige bureauer, der sammen med os blev udvalgt, har undret sig over den totale radio silence, der har været lige siden. Det er simpelthen groft spild af professionelle virksomheders tid.”
Når overskriften på denne artikel nævner 11 bureauer, så skyldes det, at også en anden delaftale – PR – har ligget ubrugt hen. Forvaltningen havde valgt 3 PR-bureauer på denne delaftale, og da 2 af disse går igen på den lange liste, bliver det til 11 bureauer i alt.
Den tredje deltaftale – events – har derimod haft opgaver at kæmpe om. Det drejer sig om opgaver for godt to mio. kr. indtil videre.
I Teknik- og Miljøforvaltningen har konstitueret kommunikationschef, Anja Obdrup, denne forklaring på, hvorfor der ikke har været udbudt nogen opgaver inden for kommunikations- og kampagneydelser:
“Vi har generelt færre opgaver af den type, og vi bruger så vidt muligt de kompetencer, vi har i vores egen kommunikationsafdeling. Det mener vi, er den bedste prioritering af kommunens penge.”
Anja Obdrup tiløjer:
“Tidligere har forvaltningen i højere grad kørt større kampagner, som blev udbudt til eksterne bureauer. Det var baggrunden for, at rammeaftalen blev indgået, men i de senere år har tendensen ændret sig, så vi ikke i samme grad kører ud med store kampagner. Derfor har vi heller ikke umiddelbart nogen forventning om at sætte nye kampagner i gang.”
10 bureauer har brugt ressourcer på at blive kvalificeret til Delaftale 1. Har du forståelse for deres frustration over, at aftalen har ligget stille i snart hele perioden?
“En rammeaftale er et juridisk instrument, der sikrer, at vi overholder EU-udbudskravene, hvis vi udbyder opgaver. Men en rammeaftale betyder ikke, at der så også vil komme opgaver. Det fremgår klart af udbudsbetingelserne, at det afhænger af bevillinger, og at det svinger fra år til år, hvor stort et forbrug af eksterne ydelser, vi køber. Så ja, jeg kan godt forstå, at bureauerne gerne vil have opgaver hos os, men der har ikke været nogen opgaver at udbyde i den pågældende periode, og der ligger i rammeaftalen ingen løfter eller garantier om en bestemt mængde,” skriver Anja Obdrup i et svar til Bureaubiz.
Når den nuværende aftale løber ud, vil Teknik- og Miljøforvaltningen lægge sine kommunikations- og kampagneydelser ind i den overordnede rammeaftale, Københavns Kommune for nylig indgik. Den har et årligt budget på 3-5 mio. kr. og kan benyttes af kommunens institutioner, kontraktenheder og syv forvaltninger.
På denne nye rammeaftale har fem af bureauerne fra den uudnyttede delaftale 1 fået en chance til: 2+1 Idébureau, Advice, Rostra og Hansen Agenda & Konstellation.
Listen over bureauer til Københavns Kommunes Teknik- og Miljøforvaltning så således ud:
Delaftale 1 – Kommunikations- og kampagneydelser, markedsføring og reklame
- Veksø
- Kommunikations Kompagniet
- Cowi
- Rostra Kommunikation og Research
- 2+1 Idebureau
- BBDO
- Hansen Agenda og Konstellation
- Advice
- Kadaver
- Raffinaderiet
Delaftale 2 – PR og rådgivning
- 1. leverandør: 2+1 Idébureau
- 2. leverandør: Geelmuyden.Kiese
- 3. leverandør: Hansen Agenda og Konstellation
Delaftale 3 – Events
- Wishbone
- Rostra Kommunikation og Research
- Operate
