Udbuds-apparatet er stort, men budgettet er beskedent – og de valgte bureauer skal kæmpe løbende om at få tildelt opgaver.
Udenrigsministeriet er 2/3 igennem et omfattende udbud om kampagne- og layoutydelser. Foreløbig er otte bureauer valgt på en rammeaftale, i betydningen at de har kvalificeret sig til at deltage i miniudbud om ydelserne.
Ministeriet har søgt leverandører til kommunikation for i alt fem mio. kr. årligt. Og når budgettet kan kaldes beskedent, så ligger forklaringen i, at det er spredt ud over tre del-aftaler. Dermed skal forholdsvis mange bureauer kæmpe om relativt små opgaver.
Kommunikations-udbuddet i overblik:
- Magasiner – 2 leverandører og 1 mio. kr. pr. år i forventet kontraktværdi.
- Kommunikations- og kampagneydelser – 6 leverandører og 2,5 mio. kr. pr. år i forventet kontraktværdi.
- Ad hoc layout og grafisk opsætning – 3 leverandører og 1,5 mio. kr. pr. år i forventet kontraktværdi.
Kontrakten løber i to år med mulighed for forlængelse i to gange ét år.
24 bureauer ansøgte om prækvalifikation, og 8 bureauer blev valgt. Ja, faktisk er der tale om 12 bureauer, fordi listen også omfatter 2 konsortier med hhv. 2 og 4 bureauer. Måske ikke så påfaldende, for kommunikationsydelserne favner bredt, bl.a. branding, kommunikationsrådgivning, redaktionelt arbejde og tilrettelæggelse af konferencer.
Her er Udenrigsministeriets bureauer:
Magasiner:
- E-Types og India.dk (konsortium)
- Phoenix Design Aid
Kommunikations- og kampagneydelser:
- Operate
- Publikum Kommunikation, inVirke, Wagawaga, Morten Bak Grafisk Design (konsortium)
- Public Communications
- Sylvester Hvid & Co.
- Lead Agency
- Bysted
Den tredje del af udbuddet – der omfatter ad hoc layout og grafisk opsætning – blev i første omgang annulleret.
“I denne del af aftalen har vi valgt en såkaldt kaskademodel med tre leverandører, hvor den leverandør med det bedste tilbud ligger øverst og bliver spurgt først. Her kommer der ikke efterfølgende mini-udbud, for det er priserne i tilbuddet, der bruges. Men tilbuddene i denne del af aftalen var ikke umiddelbart sammenlignelige, og derfor måtte denne del af udbuddet desværre gå om,” siger Pernelle Jensen, koncernindkøbskorrdinator i Udenrigsministeriet.
Var I ikke tilstrækkeligt præcise i jeres tildelingskriterier?
“Jeg vil mene, at vi havde et fint materiale, men det er ikke til se, hvor misforståelserne er opstået. Og da både det bedste, næstbedste og tredjebedste tilbud skal identificeres i den valgte model, kræver det præcision, og derfor går udbudet om,” siger Pernelle Jensen.
Fristen til prækvalifikation er den 10. april. inden kl. 12.
