Kreativitet & Kommunikation (KreaKom) har netop offentligtgjort et sæt anbefalinger og guidelines til, hvordan bureauer og annoncører bedst muligt får etableret et frugtbart samarbejde.
Om de nye guidelines fortæller Kreakoms formand Tine Aurvig-Huggenberger:
”At indlede et nyt bureausamarbejde er en stor og vigtig beslutning som annoncør. Kompetencer, kreativitet, pris og ikke mindst kemi er blot nogle af de parametre, der gerne skal gå op i en højere enhed, så et værdiskabende og bæredygtigt samarbejde med det nye bureau bliver en realitet. KreaKom vil gerne bidrage til, at samarbejdet skydes i gang med de bedste forudsætninger for at blive en varig succes.”
Hun fortsætter:
”Både annoncører og bureauer har en fælles interesse i at nedbringe transaktionsomkostningerne ved de til tider krævende pitch-processer. Det håber vi, at disse guidelines vil medvirke til”.
Nedenfor kan du læse Kreakoms anbefalinger:
- Den interne afklaring hos annoncøren i forhold til, hvad den nye bureaupartner skal bidrage med og hvilken rolle bureauet skal udfylde har første prioritet. Dette skal være afstemt inden kemimøder og inden udarbejdelse af brief.
- Afhold kemimøder – tal med nogle forskellige bureauer først. Men sørg for, at der er en ensartet rød tråd i, hvad der tales om på disse møder – så det giver mulighed for at sammenligne de forskellige bureauer. Når man er afklaret omkring behov og bureauets rolle, bliver det lettere at udvælge de bureauer, man gerne vil mødes med. På den måde undgår man også at spilde sin tid på at mødes med bureauer, der ikke er oplagte til at løse den problemstilling, man står med.
- Udvælg max. tre bureauer til at afgive bud, gerne færre hvis budgettet er lavt eller omfanget af samarbejdet ikke er defineret på forhånd. Hvis I har besluttet jer for at stoppe samarbejdet med jeres eksisterende bureau, bør I ikke invitere dem med for at være høflige – det er spild af alles tid og skaber falske forventninger. Omvendt er det ikke anbefalelsesværdigt at afholde en pitch, blot for at få bekræftet, at man har den rigtige bureausamarbejdspartner. Der er store omkostninger forbundet med at deltage i pitches for de enkelte bureauer og dette bør man respektere, så pitchen udskrives på et fair og reelt grundlag.
- Opstil en tydelig beskrivelse af samarbejdets forventede omfang og hvilken rolle I forventer, at bureauet skal have i forhold til andre samarbejdspartnere. Er I f.eks. på udkig efter et leadbureau eller et meget specialiseret bureau, der skal varetage et afgrænset område af den samlede kommunikationsindsats. Vær tydelig og realistisk i forhold til det forventede budget. Forventningerne til et evt. samarbejde på tværs mellem flere bureauer bør ligeledes beskrives, hvis det er aktuelt.
- Omfanget af kravene til det materiale bureauerne skal levere bør afspejle det forventede omfang af samarbejdet og værdifastsættelsen af opgaven. Jo lavere budget, jo lavere bør kravene være, og omfanget af processen bør begrænses.
- Pitchen bør begrænses til at omhandle den primære problemstilling, som annoncøren ønsker en løsning på – så man ikke opfordrer bureauerne til at byde ind med kreativt og strategisk arbejde efter egen investeringslyst. Dette gør det ligeledes lettere og mere reelt at sammenligne de forskellige bureauers arbejde og minimerer ressourcespildet og risikoen for tilfældighedernes spil.
- Stil gerne krav til formalia – det gør det også lettere og mere præcist at sammenligne de deltagende bureauer og deres bud. Det kan f.eks. gøres ved at bureauet max. må have f.eks. 30 slides i deres præsentation, stille med et hold på max. 3 personer fra bureauet til præsentationen, at præsentationen skal kunne afvikles på f.eks. 1 time osv.
- Afhold altid præsentationsmøder, da det giver indblik i bureauets kompetencer og arbejdsform og kemien kan testes af.
- Udarbejd klare, definerede og målbare succeskriterier for pitchen– f.eks. vægtet kreativt, strategisk, økonomisk, kompetencer, referencer, og tydeliggør hvordan de vægtes. Der skal være transparens omkring udvælgelsesprocessen og de fravalgte bureauer skal have en begrundelse for jeres valg.
- Vær opmærksom på, at bureauernes præsentationer og idéer er fortrolige og ikke må deles med andre, f.eks. eksisterende samarbejdspartnere. Alle rettigheder til det materiale som bureauerne præsenterer, tilhører det enkelte bureau og må kun bruges af annoncøren, hvis det aftales og bureauet bliver honoreret. Der kan også være eksternt materiale i præsentationen, der endnu ikke er købt rettigheder til.
