Det offentliges håndtering af kommunikationsydelser flyver jævnligt ind i tæt gang flak fra reklame- og PR-bureauerne.
Det være sig SKI-aftalernes procedure (der måtte gå om) og bedømmelseskritier (med vægten lagt tungt på prisen), Radio- og TV-nævnets udbud om analogt stop (“årets gyseligste”) og senest Center for Energibesparelser, der ikke havde åbnet for kampagne-energien de første otte måneder af kontrakten.
Nu følger så et udbud, der har været i gang i to år – ud af aftalens fire – og midtvejs-evalueringen er ikke positiv.
“Antallet af involverede bureauer er helt ude af porportioner,” siger Jan Olsen, formand for Danske Reklame- og Relationsbureauers Brancheforening (DRRB).
Emnet er Beskæftigelsesministeriets EU-udbud og siden rammeaftale på kommunikations- og kampagneydelser. Her udfyldte først 14 bureauer materialet i et udbud, der siden måtte gå om, fordi der var fejl i udbudsproceduren. Det skræmte tilsyneladende ikke bureauerne, for ved gen-udbudet var 31 bureauer i spil. Efter at de havde budt ind, valgte ministeriet 12 bureauer ud.
Og på to år har Beskæftigelsesministeriet udbudt i alt tre projekter, som de 12 bureauerne har kunnet byde ind på.
“Først blev 14 bureauer til 31, og til sidst til 12. Men 12 bureauer er reelt ingen indsnævring af feltet. Der burde være valgt 3-4 stykker. Nu har et uforholdsmæssigt stort antal bureauer brugt ressourcer på at byde ind på tre ministerie-projekter, og ministeriet har brugt en stor mængde ressourcer – i hver enkelt konkurrence – på at håndtere de mange indsendelser fra bureauerne. Det er ressourcespild,” siger Jan Olsen.
Og ressourceforbruget hos bureauerne? Bureaubiz har skrevet til de 12 bureauer på rammeaftalen – og fået svar fra de 10 af dem.
Ikke lige detaljerede alle sammen – Bureaubiz bad, af ressourcehensyn, da også kun om et anslået timeforbrug – men et slag på tasken siger, at hvert deltagende bureau/konsortium har brugt i underkanten af 200 timer på det største af ministeriets tre projekter, og 100 timer i snit for hver for to øvrige projekter.
Det er ikke obligatorisk for bureauerne at byde ind på projekterne, men langt de fleste har deltaget i mindst to af projekterne – umiddelbart et fornuftigt træk, når nu hvert bureau/konsortium i snit har brugt alene 100 timer på at komme på rammeaftalen.
De foreløbig tre projekter er
- Seniortalent-kampagnen – udbudt i oktober 2008 med et budget på 4 mio. kr. Vundet og udført af Umloud Untd.
- Syg med job – udbudt i juni 2009 med et budget på 12 mio. kr.) Udført af Advice.
- Seniorpraksis Prisen 2009 – udbudt i august 2009 med et budget på 0,4 mio. kr. Det blev udført af Operate.
Dertil kommer, at styrelser og enheder under Beskæftigelsesministeriets kan benytte sig af rammeaftalen. Ministeriet har ikke selv overblik over, om det er sket. Men fra bureauerne lyder det, at Videnscenter for Arbejdsmiljø har udbudt et projekt: Fra stress til trivsel”. Budgettet var på 1,5 mio. kr. og blev vundet af Recommended, Epinion og MEC – det kan bl.a. ses på tv for tiden.
Beskæftigelsesministeriet lagde fra begyndelsen op til foreløbig tre kampagner til min. 20 mio. kr., og siden skulle følge flere andre opgaver inden for kampagner, kommunikationsrådgivning, web og informationsmateriale.
I dét lys kan man sige, at ministeriet indtil videre har levet op til minimums-forventningerne i form af de tre kampagner med et samlet budget på knap 16,5 mio. kr.
Men et fornuftigt udbud og en ditto rammeaftale er på ingen måde i hus, fordi der på to år er udbudt tre projekter.
Dan Hestbæk fra Hestbæk Consult har håndteret en lang række bureaukonkurrencer for private virksomheder, både på dansk, nordisk og globalt plan, I lighed med Jan Olsen fremhæver bureaukonsulent det ressourcekrævende for alle parter i at være så mange bureauer om hver opgave.
“Det er ikke min fornemmelse, at offentlige indkøbere af kommunikationsydelser har en klar definition på de ønskede parametre – som bør kunne veksle afhængig af opgavens krav. Man forholder sig eksempelvis til timepris og omsætning, men jeg tvivler på, at offentlige indkøbere kan gennemskue kvalitetsforskellen fra bureau til bureau. Og man lærer ikke bureauerne at kende ved at invitere hele 12 ind til en kortvarig proces,” siger Dan Hestbæk.
Hos DRRB slår Jan Olsen fast, at den bredt sonderende del af processen udelukkende bør være en indledende foreteelse.
“Det bedste samarbejde opstår ikke ved at shoppe rundt. Jo mere man taler med alle mulige, desto mere uklar risikerer man at blive. Fornuftig kommunikation opstår via fælles forståelse mellem kunden og bureauet – og udvikles også gennem kemi. Og dén del misser man fuldstændig ved at have så mange bureauer på sin rammeaftale,” siger Jan Olsen.
Det offentlige er en stor kunde hos bureauerne, der helt naturligt ikke ønsker at udtale sig negativt om udbyderne. Men over for Bureaubiz udtrykker flere bureauer dog tilfredshed med, at emnet – offentlige udbud og rammeaftaler – bliver behandlet. Det er stærkt ressourcekrævende at få lov til at byde ind på offentlige kommunikationsprojekter, og som det lyder fra et af bureauerne:
“Hvis vi havde vidst, hvor lidt der kom ud af denne aftale, så havde vi ikke budt ind.”
På spørgsmålet om, den konkrete sag giver anledning til en særlig indsats fra brancheforeningen, siger Jan Olsen:
“Vi arbejder hele tiden på at skabe gode samarbejdsrelationer mellem den offentlige sektor og kommunikations- og bureaubranchen. Jeg har ikke været bekendt med betingelserne i den konkrete sag, men den vil nu indgå i de diskussioner, vi har med de offentlige instanser, om at sikre en mere smidig indkøbsstruktur – til gavn ikke blot for bureauerne, men også for det offentlige.”
