Væksthus Midtjylland er ved opbygge erfaringer med at afholde bureaukonkurrencer. Men ikke nødvendigvis gode erfaringer - i al fald ikke i første omgang. For de to første gange er blevet annulleret, og om kort tid forventer de at tage fat på tredje omgang af udbuddet – med en ny tilgang.
I begge de hidtidige tilfælde har der været tale om en prækvalifikation, ganske som bl.a. DI Videnrådgiverne anbefaler det, men i begge tilfælde er udbuddet blevet annulleret efter fristen – altså efter at en række bureauer – først 15, siden 21 – har brugt ressourcer på at anmode om prækvalifikation.
Udbuddet blev annulleret i første omgang, fordi 9 af de 15 ansøgninger ikke levede op til de stillede dokumentationskrav. Om bureauerne havde for svært ved at gennemskue udbudsbetingelserne, eller om bureauernes anmodninger blev gransket lidt for nidkært, er ikke til at sige, men for at få tilstrækkeligt med konkurrence i udbuddet valgte Væksthus Midtjylland at annullere udbuddet. Det kunne glæde de bureauer, der således fik en chance til – og ærgre dem, der formåede at opfylde kravene i første omgang.
Man begyndte så forfra – med de samme krav som første gang, bl.a. “for at lette de potentielle virksomheders arbejde” hedder det i et notat, som Væksthus Midtjylland har sendt Bureaubiz (læs notatets fulde ordlyd nederst i artiklen).
Lige meget hjalp det – ved deadline havde 21 bureauer søgt om at få lov til at markedsføre regionens system, men udbuddet blev annulleret på ny. Denne gang fordi Væksthus Midtjllyand opdagede, at starttidspunktet for projektet måtte udskydes, og fordi det er nødvendigt at ændre rammerne for, hvordan arbejdet skal udføres.
“Det er selvfølgelig beklageligt, at Væksthus Midtjylland ikke på et tidligere tidspunkt blev vidende om, at kontraktopstartstidspunktet måtte udskydes,” skriver Væksthuset – og tilføjer:
“Væksthus Midtjylland opererer i et miljø, som er meget påvirket af politiske beslutninger fra flere kanter, ligesom finansiering af Væksthus Midtjyllands projekter er delvist baseret på fondsstøtte. Dette gør, at der til tider kan være behov for at ændre oprindeligt trufne beslutninger, hvilket også er tilfældet i nærværende sag.”
Nu er planen at forsøge igen – denne gang ved at udbyde en egentlig rammeaftale for markedsføringsydelser til Væksthus Midtjylland, herunder markedsføring af førnævnte innovationssystem. Det kan som udgangspunkt bringe flere bureauer i spil, og håbet med rammeaftalen er bl.a. “at kunne forenkle tildeling af kommende udbudspligtige markedsføringsopgaver”.
Hos DI Videnrådgiverne både glæder og ærgrer specialkonsulent Kirsten Alkjærsig sig over forløbet:
”Prækvalifikation og rammeaftaler peger på en fornuftig tilgang til udbud på dette felt. Og vilkårene i kontrakterne er rimelige. Vi har nu en god dialog med Væksthus Midtjylland, men kigger man tilbage, så er det naturligvis ærgerligt, at et udbud annulleres ikke bare én, men to gange. Det tærer på ressourcerne hos alle parter.”
Væksthus Midtjylland oplyser til Bureaubiz følgende vedrørende forløbet omkring Væksthus Midtjyllands udbud af markedsføringsydelser:
“Væksthus Midtjylland udbød ved udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-Tidende i marts 2012 opgaven med markedsføring af innovationssystemet i Region Midtjylland som et begrænset udbud.
Til brug for vurderingen af de indkomne ansøgeres egnethed til at udføre opgaven og til brug for udvælgelse af tilbudsgivere blev der stillet krav om fremsendelse af følgende dokumentation:
- Beskrivelse af ansøgeren
- Dokumentation for erhvervsansvarsforsikring
- Årsregnskab for de seneste 3 regnskabsår, alternativt en revisorattesteret erklæring om nøgletal
- Såfremt seneste årsregnskab er mere end 6 måneder gammelt en erklæring om, at der ikke er sket væsentlige ændringer i ansøgers økonomiske forhold efter regnskabsårets udløb (der var ikke krav om, at denne erklæring skulle være revisorattesteret)
- Beskrivelse af ansøgers referencer fra tilsvarende eller lignende opgaver.
- Uddybende beskrivelse af udvalgte projekter fra referencelisten (Maksimalt 3), som ansøger finder særligt relevante i forhold til den udbudte opgave.
- Ovenstående dokumentation, er alt sammen dokumentation, som ansøgerne selv er/burde være i besiddelse af og derfor ikke behøver assistance fra revisorer eller andre til udarbejdelse af – det må derfor også forventes, at omkostningerne til udarbejdelse af ansøgningerne er begrænset til ansøgernes eget ressourceforbrug.
Ved fastlæggelsen af dokumentationskravene havde Væksthus Midtjylland gjort sig mange overvejelser omkring, hvilken dokumentation, der som minimum var påkrævet, for at Væksthus Midtjylland kunne vurdere ansøgernes egnethed.
Fastlæggelse af de relativt begrænsede dokumentationskrav skete endvidere ud fra et ønske om at begrænse ansøgernes omkostninger samt risikoen for ukonditionsmæssige ansøgninger.
Til trods for dette måtte Væksthus Midtjylland ved ansøgningsfristens udløb desværre sande, at en stor del af ansøgningerne (9 ud af i alt 15 ansøgninger) ikke levede op til de stillede dokumentationskrav og dermed var ukonditionsmæssige.
Med henblik på at sikre tilstrækkelig konkurrence om opgaven så Væksthus Midtjylland sig som følge heraf nødsaget til at annullere opgaven for at udbyde den på ny.
Opgaven blev genudbudt ved udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-Tidende i april 2012.
I den forbindelse ændrede Væksthus Midtjylland ikke på dokumentationskravene, hvilket blandt andet var for at lette de potentielle virksomheders arbejde i forbindelse med afsendelse af en ny prækvalifikationsansøgning.
Væksthus Midtjylland modtog i forlængelse af genudbuddet af opgaven i alt 21 ansøgninger. Væksthus Midtjylland nåede ikke at foretage en vurdering af, hvilke og dermed hvor mange af disse ansøgninger, der var konditionsmæssige.
Dette skyldes, at Væksthus Midtjylland kort efter fristen for modtagelse af prækvalifikationsansøgninger blev opmærksom på, at der grundet forhold omkring (mulige) ændringer til det eksisterende innovationssystem i Region Midtjylland var behov for at udskyde tidspunktet for projektets opstart, der havde været offentliggjort i den oprindelige udbudsbekendtgørelse. Henset til, at det ikke kan udelukkes, at potentielle ansøgervirksomheder i EU har undladt at søge om prækvalifikation til opgaven på baggrund af det offentliggjorte opstartstidspunkt for projektet (eksempelvis grundet mangel på ressourcer), så Væksthus Midtjylland med henblik på overholdelse af ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet i udbudsdirektivets artikel 2 sig desværre nødsaget til også at annullere 2. udbud af opgaven, sådan at der kunne foretages de nødvendige justeringer til opstartstidspunktet.
I relation til 2. annullation af udbuddet er det selvfølgelig beklageligt, at Væksthus Midtjylland ikke på et tidligere tidspunkt blev vidende om, at kontraktopstartstidspunktet måtte udskydes. Væksthus Midtjylland opererer i et miljø, som er meget påvirket af politiske beslutninger fra flere kanter, ligesom finansiering af Væksthus Midtjyllands projekter er delvist baseret på fondsstøtte. Dette gør, at der til tider kan være behov for at ændre oprindeligt trufne beslutninger, hvilket også er tilfældet i nærværende sag. I forhold til EU-udbud aktualiseres dette problem yderligere derved, at der, som du sikkert er bekendt med, er en række minimumsfrister, som skal overholdes. Dette gør, at der til tider kan være behov for at gå i udbud i forholdsvis god tid før opstart af kontrakt, hvilket igen medfører større risiko for, at der efterfølgende sker behov for ændringer af kontrakten.
Som også oplyst i forbindelse med den seneste annullation af opgaven forventer Væksthus Midtjylland, at opgaven med markedsføring af innovationssystemet i nærmeste fremtid udbydes som en del af et samlet udbud af en rammeaftale vedrørende markedsføringsydelser til Væksthus Midtjylland. Årsagen til, at Væksthus Midtjylland nu udbyder markedsføringsopgaver som en rammeaftale, er blandt andet, at Væksthus Midtjylland herved håber at kunne forenkle tildeling af kommende udbudspligtige markedsføringsopgaver.
Det skal dog understreges, at Væksthus Midtjylland ikke forventer, at den kommende rammeaftale udbydes som en eksklusiv aftale, hvor alene parter på rammeaftalen kan/vil få tildelt kommende markedsføringsopgaver fra Væksthus Midtjylland. Rammeaftalen forventes derimod alene anvendt som et redskab til at kunne løfte en udbudspligt i forbindelse med indgåelse af kommende udbudspligtige aftaler, hvis værdi overstiger tærskelværdierne i tilbudsloven og udbudsdirektivet.
Vi håber selvfølgelig at mange både større og mindre virksomheder endnu en gang vil vise interesse for vores udbud.”
