Af Peter Engholm 25@mail.dk

Vejdirektoratet kom på andre tanker og annullerede et udbud - efter at 29 bureauer havde indleveret materiale.

Vejdirektoratet sendte i sidste måned kommunikationsydelser i udbud – et budget på 5-10 mio. kr. over to år. Og selv om det skete i begyndelsen af sommerferien, så havde direktoratet modtaget 29 bureauers ansøgninger om prækvalifikation, da fristen udløb i sidste uge.

Nu har selvsamme 29 bureauer så modtaget en mail fra Vejdirektoratet, der takker for ansøgningen – og herefter trækker hele udbuddet i land.

“Det foreliggende ansøgerfelt – sammenholdt med de udbudte opgavetyper – har imidlertid givet os anledning til at analysere, hvorvidt sammensætningen af opgavetyperne er hensigtsmæssig.


Vi har på denne baggrund besluttet at annullere udbuddet.


Vi vil nu overveje opgaveporteføljen på ny, og herunder se på en eventuel opdeling af opgaverne på flere rammeaftaler.”

Bureaubiz har været i kontakt med flere af de berørte bureauer, og her går udråbstegn og ord som ressourcespild igen – samt ønsket om at holde deres eget bureaunavn udenfor. Prækvalifikations-materialet har været ganske omfattende, så 40 timer pr. bureau er ikke nødvendigvis højt sat – hvorefter direktoratet er “kommet i tvivl!”, lyder det fra en bureauleder.

I Vejdirektoratet erkender kommunikationschef Mette Lundorf, at sagen er “smadderuheldig”.

“Vi sigtede mod en håndfuld samarbejdspartnere, der tilsammen dækkede hele skalaen, fra den strategiske rådgivning til det lavpraktiske som grafisk design. Og det sidstnævnte var der ikke så meget af,” siger Mette Lundorf.

Men det var jo også næsten udelukkende strategisk rådgivning, I lagde vægt på i udbudsmaterialet. Grafisk design bliver kun nævnt meget kort til sidst i et af punkterne …

“Ja, de fleste har svaret på det, der er lagt op til. Og vi er kede af at have ulejliget 29 bureauer og ville gerne have takket dem for deres 300 siders prækvalifikationsmateriale på en bedre måde. Men vi må erkende, at vi ikke har defineret opgaverne klart nok,” siger Mette Lundorf.

Direktoratet vil nu, som det hedder i mailen, “overveje opgaveporteføljen på ny” – eller formuleret mere mundret af kommunikationschefen:

“Det her giver stof til eftertanke, og ved et evt. fremtidigt udbud skal den sidde i skabet. Det vil i givet fald medføre et mindre – men mere præcist formuleret – udbud,” siger Mette Lundorf.

Kommentarer

  1. Det er jo helt latterligt – de har jo ikke en chance fremover for at få nogle bureauer til at spille ind med et tilbud.
    Hvorfor er de offentlige så torske dumme når det gælder disse udbud?
    DONG har tænkt sig om, men ellers er der ikke andre der tænker sig ordentligt om.
    Vejdirektoratet skal virkelig tænke sig ordentligt om inden næste udbud, for ellers gider vi ikke deltage.

  2. Hvis Vejdirektoratet skulle leve af det de producerer, var de lukket for længst!

  3. Ja, det er lidt ligesom en hvilken som helst anden ansøgningsproces, som mange jobsøgende oplever i denne tid. Stillingerne bliver slået op, ansøgningerne skrives og stillingerne bliver efterfølgende trukket tilbage med en begrundelse som fx., at ansøgerfeltet ikke var stærkt nok. That’s part of the game!

  4. Endnu et eksempel på virklighedsfjern arrogance når det gælder offentlige myndigheders måde at håndtere udbud på. Tjek http://www.klfu.dk, – her listes en nærmest endeløs række af klagesager mod offentlige virksomheder.
    Vores tid, skattekroner og ikke mindst arbejdskraft ødsles ganske enkelt bort pga. amatørers manglende viden.
    Problemet forstærkes i øvrigt ofte ved, at amatørerne jævnligt hyrer rådgivere til at hjælpe dem med udbuddene. Disse fatter oftest heller ikke de særlige omstændigheder, der findes inden for kommunikation og formidling. Der spildes hundredvis af millioner hvert år på dette.

  5. Typisk bureaukratisk ressourcespild.

    Er det ikke ved at være tid til, at der fastsættes nogle retningslinier for udbud af denne kaliber og f.eks. retfærdiggøres med en økonomisk bod til de involverede bureauer.

    Det er efterhånden mere undtagelsen end reglen at offentlige instanser annullerer udbud når materiale er modtaget fra de hårdt arbejdende bureauer og medarbejderne bag de mange gode idéer.

    Jeg siger – Quit pro quo – en økonomisk afregning ved kasse 1 overfor de bureauer som har arbejdet hårdt for at komme til fadet.

    De instanser som ikke kan respekterer god forretnings-etik og igen og igen ‘bare’ annullerer fordi de ikke har dækket deres egen r.. (ryg) – bør som min. afregne for materialet og de mange arbejdstimer som ligge i udbudssager/cases.

  6. Kære Malou. Du bliver vist nødt til at sætte dig lidt ind i substansen, hvordan man agerer i udbudsverdenen inden du melder dig på banen igen.

  7. Denne situation ændrer sig ikke, før bureauerne i almindelighed holder op med at at te sig som liggesyge høner. I årtier har man med god grund råbt og skreget over de ofte latterlige vilkår, der er forbundet med bureaukonkurrencer. Og lige så længe har de fleste alligevel valgt at stille op til flere.

    Reklamebranchen vil så gerne opfattes som seriøs. Men så kig på nogle af de andre rådgivningsfirmaer. Har nogle hørt om tilsvarende revisorkonkurrencer? Eller advokatkonkurrencer?

    Er der andre end reklamebureauer, der finder sig i det her?

  8. @K. Madsen – det kunne være interessant at høre hvilke rådgivningsfirmaer du har stødt på, som rådgiver annoncører omkring udbudskonkurrencer? Ligeledes kunne det være interessant at høre hvilke processer du har mødt dem i?

    @Per Grønning – det er noget vi som konsulenthus meget ofte oplever specielt i udlandet. Der er vores investering/cost of business ofte tilsvarende den bureauer bliver udsat for i tilsvarende processer. Derudover hører man tit om dette i arkitektbranchen – dog under nogle andre forhold.
    Det vigtigste er at processerne, underordnet industri, er fokuserede, fair, transparente, objektive og veldokumenteret i valg. Hvis dette er gjort klart up-front så er processen på rette vej – også i bureaubranchen.

  9. Dan Hestbæk … problemet med bureaukonkurrencer er ikke begrænset til et spørgsmål om det rimelige i, at bureauer ofte bliver opfordret til at lave gratis arbejde (og gør det). Det er nok et endnu større problem, at rigtigt mange reklamekøbere slet ikke magter processen.

    Gennem mine år i branchen er det en gentagen oplevelse, at det samarbejde, der kommer ud af at have vundet, kommer til at se ganske anderledes ud, end briefingen til konkurrencen lagde op til. Det er jo ganske uforpligtende at sætte arbejdet med konkurrenceoplæg i gang, og det får (alt for) mange til lave briefinger, der senere viser sig ikke at have meget med det samarbejde, der bliver realiseret.

    I den aktuelle sag har bureauerne næppe nået at investere så meget, men Vejdirektoratet knytter sig her smukt til rækken af annoncører, der tilsyneladende slet ikke har ulejliget sig med at få defineret, hvad et kommende bureausamarbejde overhovedet skulle omhandle – inden de satte processen i gang.

  10. @Per Grønning – jeg er fuldstændig enig – alt for ofte magter annoncørerne ikke disse processer selv – både i forhold til kapacitet og kompetence.

Få nyhedsbrev

Tilmeld dig Bureaubiz’ ugentlige brief om bureauer, reklamefolk og marketing - og kom bedre rundt om branchen hver dag.

Tilmeld nyhedsbrev
En del af Creative Club