Af Bo Kønskov, Partner hos Abtion
"Pointen er, at vi med 37 timer på job simpelthen ikke har tid nok til at koble af og tage ordentlig vare på os selv"

KLUMME: 43 medarbejdere, der alle arbejder 30 timer om ugen. Fredag er blevet fridag hos Abtion, og partner Bo Kønskov opfordrer andre bureauer til at gøre det samme. Her kommer han med tre konkrete tiltag, som var med til at skabe forandringen.

For lidt over fire måneder siden, den 1. september 2019, gik vi i gang med at skære en hel dag ud af vores arbejdsuge. Fredag skulle ikke længere være en arbejdsdag, men fremover høre til weekenden. 20 % mindre arbejdstid. 50 % mere weekend.

Arbejdsglæde er ikke lig med glade medarbejdere
Med tiden er det blevet klart for mig, at arbejdsglæde ikke nødvendigvis er lig med glade medarbejdere. Arbejdsglæde giver naturligvis sit bidrag, men der er også andre ting, der spiller ind.

Bo Kønsborg, der er partner hos Abtion, opfordrer andre bureauer til at skabe rammerne for, at alle medarbejdere kan holde fri om fredagen.

Sidder du i din ergonomisk korrekte kontorstol foran dit hæve-sænkebord og nipper til en håndpresset økologisk appelsinjuice, er det ligegyldigt, hvor spændende og fuld af purpose din opgave er, hvis du stresser over, hvordan du skal finde en ledig tid hos frisøren, eller når kiddo helst ikke må være den sidste, der bliver hentet i børnehaven, og weekenden er proppet med gemmeleg, madplaner og rengøring.

Ja, eller fordi du skal på Tinderdate, men er så pissetræt hele tiden, at du hver dag cykler lige hjem på sofaen for at blive comfortably numb foran Netflix i stedet for at få studset lokkerne hos frisøren.

Pointen er, at vi med 37 timer på job simpelthen ikke har tid nok til at koble af og tage ordentlig vare på os selv. Og det smitter af på din performance, når du er på arbejde.

20 % mere effektive? Challenge accepted. 
Derfor indførte vi en firedages arbejdsuge. Vi tænkte, at når nu vi lever af at optimere processer for andre, så burde vi også kunne skabe 20 % mere effektivitet hos os selv.

I år 1915 skulle vi bruge 56 timer og alle ugens syv dage. Og det er først i 1970, at børnene fik fri fra skole om lørdagen. Normer kan ændres.

Hvis det virker uoverskueligt, så vil jeg her komme med tre konkrete tiltag, som hjalp os på vej.

Tre konkrete tiltag og lidt magi
Kan du huske, da du gik i skole og skulle skrive stil? Hvis du var ligesom mig, så lykkedes det dig nogle gange at starte i god tid. Andre gange kom du meget sent i gang. Uanset fik du altid afleveret stilene til tiden, og der var ikke de store udsving i dine karakterer.

Normalt er jeg ikke meget for at citere kloge hoveder, der kun findes sort-hvid fotos af, når man googler dem, men Cyril Northcote Parkinson er en undtagelse. Han sagde: 

Work expands so as to fill the time available for its completion”. 

Og han har ret. Det er magien i det. Du bruger al den tid, du har, og det er ene og alene en samfundsnorm, at vi har brug for 37 timer til at udføre en uges arbejde. I år 1915 skulle vi bruge 56 timer og alle ugens syv dage. Og det er først i 1970, at børnene fik fri fra skole om lørdagen. Normer kan ændres.

Her er de tre konkrete tiltag:

1) Synkronisér arbejdstiden
Vi er absolut bedst, når vi arbejder sammen to og to eller i større teams. Derfor tabte vi tidligere effektivitet ved at have hyperfleksible arbejdstider. Vores medarbejdere kom og gik på alle tider af døgnet, og der var endda nogle, der arbejdede flere gange i døgnet. Udover at vi brugte en masse ikke-værdiskabende tid på at koordinere med hinanden, tabte vi tid på ikke at kunne afklare problemstillinger med det samme og ansigt til ansigt.

Nu har vi synkroniseret vores arbejdstider, så vi alle sammen arbejder på samme tid. Vi har endda synkroniseret vores frokost på tværs af vores to kontorer, så vi altid er til rådighed for hinanden.

Den indsnævrede fleksibilitet er en omkostning ved den korte arbejdsuge, som vi var lidt spændte på. Tanken var hård, men til gengæld fik vi en hel ekstra fridag til at klare de personlige ærinder, vi typisk trak på fleksibiliteten for.

2) Arbejd i korte intervaller
Førhen snakkede vi rigtig meget om “the zone”. En tilstand af flow, hvor du fortaber dig selv i arbejdet og mister fornemmelsen for tid og sted. I dag siger vi: “Keep out of the zone”, og “husk pauserne”. Det er en fed fornemmelse at fortabe sig i arbejde. Problemet er bare, at det er nogenlunde lige så energieffektivt som Google Maps på din mobil. Det dræner batterierne på nul komma fem.

Til at strukturere vores arbejde og hjælpe os med at huske pauserne bruger vi en metode, der kaldes pomodoro. Den går i al sin enkelthed ud på, at vi arbejder i korte fokuserede intervaller af 25 minutter ad gangen afbrudt af en pause på 5 minutter. For hvert fjerde interval holder vi en længere pause på ca. 25 minutter.

Pomodoro giver et helt anderledes fokus, fjerner trangen til at lave overspringshandlinger og sørger for, at der er energi til hele dagen — ikke bare hele arbejdsdagen, men hele dagen, så du også har energi til din familie og venner (eller frisør) efter arbejde.

Vi bruger et program på vores computere til at holde styr på tiden. Programmet er koblet sammen med en lille lampe, som er monteret på siden af skærmen. Når du er i et fokusinterval lyser lampen rødt, og det betyder, at du ikke må forstyrres. Alene det har vi hentet adskillige timer på i effektiviseringsregnskabet.

Når den røde lampe lyser, så bliver der arbejdet koncentreret.

3) Afsæt mindre tid til møder
Hvor har vi dog brugt meget tid på møder! Det gør vi ikke længere. Faktisk mener vi, at vi nu kun bruger halvdelen af den tid, vi førhen brugte i mødelokalerne.

Det startede med, at vi ændrede standardindstillingen i vores kalendersystem, sådan at et møde som udgangspunkt nu kun varer 20 minutter frem for de 60 minutter, der førhen blev foreslået ,når man klikkede på “Ny begivenhed”. Husk, en given opgave vil altid udvide sig til den tid, der er afsat til den.

Samtidig købte vi nogle specielle ure og placerede dem i alle mødelokaler. Urene er en blanding af en p-skive og et æggeur og viser, hvor længe der er tilbage af mødet. Denne fysiske repræsentation af tiden konkretiserer, hvordan tiden går, og det har altså en psykologisk effekt på alle mødedeltagerne. Vi bliver automatisk mere bevidste om tiden og sørger for, at vi ikke spilder den, men kommer til sagen og holder fokus på den.

Blandingen af et æggeur og en p-skive holder alle på mærkerne til møder.

Hertil har vi lavet en regel, som lyder: Den, der indkalder til et møde, SKAL inkludere en agenda og målsætning for mødet i selve kalenderinvitationen. Alene den regel har gjort, at mange af møderne slet ikke bliver holdt. Når man sidder og skal formulere agendaen, går det nemlig ofte op for en, at mødet slet ikke er nødvendigt. Tit, fordi man indser, at man blot behøver en hurtig snak med en kollega for at få den nødvendige afklaring.

Det tegner godt
I dag er vi halvvejs inde i eksperimentet, og om fire måneder beslutter vi, om vores firedages arbejdsuge skal være permanent. Og det tegner godt. Indtil nu har vi sat to omsætningsrekorder, og vores eNPS-score har nået nye højder.

Lige nu har jeg ingen problemer med at opfordre alle virksomheder til at indføre tredages weekend — prøv det! 

Interesseret i mere indhold som dette? Skriv dig op til vores nyhedsbrev her.

Kommentarer

Få nyhedsbrev

Tilmeld dig Bureaubiz’ ugentlige brief om bureauer, reklamefolk og marketing - og kom bedre rundt om branchen hver dag.

Tilmeld nyhedsbrev
En del af Creative Club