Der har gennem årene været skrevet meget om offentlige udbud – i langt de fleste tilfælde med et negativt udgangspunkt, fordi bureauerne oplever, at udbuddene er alt lige fra urimelige, over uhensigtsmæssige til bøvlede og urentable.
Omvendt bruger mange offentlige organisationer buler af tid på at gøre det rigtigt, og alligevel ender de med at stå med en skidt sag eller i hvert fald med dårlig omtale af udbuddet.
Når jeg møder folk fra branchen, som ikke arbejder med offentlige kunder, så er der ofte meget ringe forståelse for den måde udbuddene kører på. Det er dog vores erfaring, at man er nødsaget til at acceptere den præmis, der handler om, at der er regler som skal overholdes.
Kan man ikke forlige sig med beløbsgrænser, kvalifikationsrunder, dokumentation og en del ekstra administration, så skal man holde sig langt væk – det er en del af gamet.
Når det er sagt, så er der til gengæld heller ikke nogen tvivl om, at mange offentlige udbud bærer præg af 2 ting, som kan være en dårlig cocktail.
Større råderum
For det første er der for lille forståelse blandt den udbydende part for, hvilket råderum reglerne rent faktisk giver. I langt de fleste tilfælde behøver processen ikke være så omfattende i selve kvalifikationen og med lidt behændighed kan selve samarbejdet sagtens organiseres bedre.
Manglende forståelse
For det andet, så har mange offentlige kunder ikke rigtig nogen forståelse for tilblivelsen af de ydelser, som de køber. Jeg har hørt flere sige, at der bliver købt ind som om det er commodities, som søm og skruer. Det tror jeg egentlig ikke – det er simpelthen bare manglende viden eller erfaring med indkøb af kommunikation.
Endelig kan man tilføje, at udformningen af mange udbud indikerer, at kunden er bange for at blive snydt og derfor dels har et hav af leverandører på rammeaftaler og dels sender alt i miniudbud.
Rammeaftaler og miniudbud er en dårlig ide
Specielt rammeaftaler med miniudbud er det dårlige alternativ – både for kunde og bureau.
Det er der flere grunde til.
Der er en løbende transaktionsomkostning, som ikke er helt rimelig (ved minudbuddene), specielt fordi bureauerne i forvejen ofte har brugt mange ressourcer på bare at komme på rammeaftalen. Man kan som bureau samtidig ikke garantere kunden de kompetencer, som man skriver kontrakt på og løsningerne vil typisk zig zagge, fordi bureauerne ikke er samarbejdspartnere men løbende konkurrenter.
Det stiller dermed meget store krav til håndtering og koordinering hos kunden. Og den kompetence er ikke altid til stede.
Som branche er vi nødsaget til at blive ved med at insistere på bedre udbud – både igennem vores egen dialog med de offentlige kunder og gennem det arbejde Kreativitet og Kommunikation laver for at vise vejen til mere hensigtsmæssige udbud.
Lær af de gode cases
Samtidig bør kunderne i langt højere grad lade sig inspirere af de offentlige kunder, som rent faktisk er lykkedes med at lave gode samarbejder og dermed godt arbejde. Her kan vi som branche måske også hjælpe til ved at snakke om det, der fungerer i stedet for det som ikke fungerer.
Her skal lyde en opfordring til at samle de offentlige indkøbere med inspiration fra de bedste – måske en opgave for K&K?
Vi har gennem de seneste 5 år deltaget i flere udbud, som har fungeret både i processen og det efterfølgende samarbejde. Eksempelvis DOT – Din Offentlige Transport, som Advance har arbejdet sammen med i det seneste år. Dels var antallet af prækvalificerede bureauer fornuftigt (5), leverancen i kvalifikationen var ret klar til trods for, at DOT er en helt ny organisation og det efterfølgende samarbejde har været super godt og tillidsfuldt, fordi DOT brugte energi på at finde en partner ud fra både kemi (der var præsentationsmøder) og kompetence.
Samtidig åbner aftalen op for et længerevarende samarbejde – hvis vi gør det godt. Vi kan dermed ikke tillade os at falde i søvn ved rattet og kunden har ret til købe ydelser udenfor aftalen.
DOT er i dag en af vores større kunder. Gennem 4 år havde vi et tilsvarende godt samarbejde med Øresundsbron, hvor vi har været igennem kvalifikationsprocessen flere gange og både vundet og tabt.
Endelig har vi de sidste 3 år arbejdet med Energistyrelsen på Bedre Bolig, som er en enkeltstående, men stor opgave. I alle tre tilfælde ender kunden med at vælge én samarbejdspartner, som de har tillid til. Vi er igennem store og dyre processer, men processen er til gengæld nogenlunde transparent og man ved nogenlunde hvad man ender med (læs: investerer i).
Vi har samlet vores erfaringer i 10 anbefalinger:
- tag en dialog med eksperterne hos Kreativitet & Kommunikation inden du går i gang og send dit oplæg til gennemsyn. Udnyt dialogmuligheden i den nye udbudslov.
- lav prækvalifikation – oplæg uden prækvalifikation er useriøst, da alt for mange vil skulle arbejde med alt for meget, for at du kan finde den rigtige vinder
- gør prækvalifikation overskuelig og spørg kun om det du reelt har brug for og fortæl, hvordan du har tænkt dig at arbejde sammen bagefter
- vælg et rimeligt antal prækvalificerede, som afspejler din aftales omfang (i fht. tid, penge og kompetencer – se anbefaling 8)
- stil relevante og rimelige opgaver med en klar og tydelig afgrænsning, så det ikke bliver en konkurrence på investeringsvillighed, men på kompetencer/erfaringer
- mød bureauerne – kemi spiller også ind – både for dig og for bureauet og så er det i respekt for det store arbejde som ofte laves – bare der er lige vilkår for alle, så er du indenfor reglerne
- indbyg mulighed for forlængelse af aftalen – det er for dig en mulighed og glimrende motivation for bureauet
- vælg et bureau, som kan hjælpe dig med det du har brug for – hvis du har brug for meget forskelligartede kompetencer, så lav flere udbud med fokus på specialist kompetencer
- hvis du partout skal have flere bureauer på en rammeaftale, så sørg for at de ikke er ens på alle dimensioner
- 5 mill. kr. inkl. media og eksternt køb om året lyder af meget, men skal det deles mellem 4 bureauer i konkurrence, så taler vi om langt mindre end 1 hel medarbejder om året pr. bureau – det får du hverken konsistens eller gode løsninger af.
