I sidste uge havde Public Relations Branchen inviteret til et åbent møde om udbud, bl.a. på baggrund af to undersøgelser.
De to undersøgelser viste, at der ikke var den helt store tilfredshed med offentlige udbud: Det understøttes af en udmelding fra Charlotte Koldby Nordberg, der startede i Københavns Kommune som udbudsjurist for et år siden.
Hun fortalte nemlig de omkring 25 fremmødte, at selvom Københavns Kommune har en eksisterende rammeaftale inden for kommunikation, så kan hun ikke finde nogen i kommunen, der egentlig ved, hvad den går ud på.
På Bureaubiz’ spørgsmål om, man ikke kan læse det i rammeaftalen, svarede Charlotte Koldby Nordberg, at rammeaftalen ikke er sigende og ikke tydeligt beskrevet.
En anden nærmest uhyggelig erkendelse, var, at når en rammeaftale blev indgået i Københavns Kommune, blev der blot sendt en mail rundt til indkøberne om, hvilke bureauer, der var med i aftalen.
Rammeaftale = nul opgaver
Det er måske årsagen til, at man som bureau kan opleve, at man ikke får en eneste opgave, selvom man er blevet godkendt til en rammeaftale.
To af de bureauer, der er med på den rammeaftale, der ligger og samler støv, har da også begge til gode at få en opgave under aftalen.
”Vi lavede et kæmpe stykke arbejde, da aftalen blev udbudt i en forventning om at få nogle opgaver over den 5-årige periode, rammeaftalen løb. Nu er aftalen ved at udløbe og vi har stadig ingen opgaver fået,” siger Mette Hegelund, CEO hos Raffinaderiet.
Hun bruger selv udtrykket, at bureauet føler sig som et brændt barn i forhold til netop Københavns Kommunes udbud og at Raffinaderiet lige nu ikke har lyst til at deltage i nye offentlige udbud.
“Når vi deltager i udbud og bureaukonkurrencer gør vi det kun, når vi har en fair chance for at vinde, f.eks. hvis der højst er to andre bureauer med i konkurrencen. Vi bruger rask væk 100.000 – 150.000 kr. i timer til prækvalifikationer eller konkurrenceoplæg, så indsatsen skal stå mål med oddsene for at vinde,” siger Mette Hegelund.
Også Advice er et af de vindende bureauer i det udbud, der ligger og samler støv, og som bureauet derfor heller ikke har fået nogle opgaver på.
Men director og partner Birte Darting, vælger alligevel at se fremad. Måske fordi hun netop har været hos Københavns Kommune til et møde om et kommende udbud.
”Vi blev inviteret til en dialog, og det virker som om, udbuddet bliver grebet godt an. Der er generelt sket rigtig meget efter, at den nye udbudslov er kommet til for 2 år siden, siger Birte Darting og tilføjer, at Advice bl.a. har vundet en rammeaftale med Rigspolitiet, som havde lavet et udbud, der ikke var for omkostningstungt – netop med afsæt i den nye udbudslov.
Til gengæld har Advice valgt ikke at byde ind på et åbent udbud for Kriminalforsorgen til 10 mio. kr. fordi det ville kræve alt for mange ressourcer og være alt for risikobetonet at gå med, netop fordi det er åbent for alle.
Annulleret udbud førte til selverkendelse
Det virker til, at det bureauerne ser positivt på en åben dialog og der har Slots- og Kulturstyrelsen da også erkendt. Chefkonsulent i Styrelsen, Helle Reumert Andersen, erkendte på mødet hos Public Relations Branchen, at man havde lært noget af udbudet om overgangen til digital radio til ca. 10 mio. kr.
Det udbud blev annulleret i første omgang.
Efterfølgende inviterede Slots- og Kulturstyrelsen til en dialog med interessenterne i branchen omkring krav og specifikationer til udbuddet, inden man gik ud med det igen.
”Det var første gang vi afholdt et dialogmøde og det synes vi var rigtig godt. Vi fik gode input fra branchen og vi fik også nogle aha-oplevelser. Vi har nu en strategisk indsats i styrelsen, hvor vi har et mål om at udvikle en effektiv proces,” sagde Helle Reumert Andersen selverkendende.
Også DSBs udbud fik forleden roser med på vejen af de to vindende bureauer, bl.a. på grund af, at der blev indkaldt til et åbent dialogmøde.
